Apostila de Haia: quando precisa e como pedir

A apostila é um certificado previsto na Convenção da Haia de 5 de outubro de 1961 que confirma a autenticidade de um documento público emitido num país para que ele produza efeitos noutro. Brasil e Portugal são ambos parte da Convenção, o que dispensa a antiga legalização consular: um documento brasileiro devidamente apostilado é, em regra, aceite pelas autoridades portuguesas.

Na prática, quase todos os processos de imigração, nacionalidade ou empresas em Portugal passam por documentos brasileiros apostilados. Saber quais apostilar, em que versão e quando poupa semanas de atraso.

O que a apostila confirma, e o que não confirma?

A apostila certifica a autenticidade da assinatura, a qualidade de quem assinou e, quando for o caso, o selo ou carimbo do documento. Ela não valida o conteúdo: uma certidão com um erro de nome continua com o erro depois de apostilada. Por isso, a revisão dos dados vem antes da apostila.

Que documentos brasileiros costumam precisar de apostila?

• Certidões de registo civil: nascimento, casamento e óbito, muitas vezes na versão de inteiro teor;
• Antecedentes criminais: certidões da Polícia Federal e, quando pedidas, das justiças estaduais;
• Documentos académicos: diplomas e históricos escolares;
• Procurações lavradas em cartório para atos em Portugal;
• Documentos societários: contratos sociais, certidões da junta comercial e atas.

Cada entidade portuguesa pode ter exigências próprias, como o tipo de certidão ou o prazo de emissão aceite. Algumas só aceitam certidões emitidas há poucos meses, por isso convém confirmar antes de pedir.

Como pedir a apostila no Brasil?

1. Confirme a exigência: que documento, em que versão (por exemplo, inteiro teor) e com que validade a entidade portuguesa aceita.
2. Obtenha o documento atualizado no órgão emissor ou no cartório de registo civil.
3. Leve a um cartório autorizado a apostilar. A apostila é aplicada ao documento original ou à cópia autenticada, conforme o caso.
4. Escolha o formato: desde 2022, o apostilamento pode ser feito em formato eletrónico, com envio por e-mail e um QR Code que permite a verificação pelas autoridades estrangeiras, num serviço regulado pelo Conselho Nacional de Justiça.
5. Confira antes de enviar: nome, datas e o documento a que a apostila foi aplicada.

O custo é definido pela tabela de emolumentos de cada estado e é cobrado por documento.

Os documentos precisam de tradução?

Documentos brasileiros já estão em português e, em regra, não precisam de tradução para serem usados em Portugal. A tradução certificada só entra em causa quando o documento, ou parte dele, está noutra língua, como um diploma estrangeiro ou uma certidão emitida noutro país. Nesses casos, convém verificar se a própria tradução também precisa de certificação ou de apostila.

Quais são os erros mais comuns?

• apostilar uma certidão em breve relatório quando a entidade pede inteiro teor;
• apostilar uma certidão antiga, emitida fora do prazo aceite;
• aplicar a apostila a uma cópia simples, sem autenticação;
• não corrigir antes divergências de nome ou datas entre certidões;
• pedir as apostilas antes de saber exatamente a lista de documentos do processo.

Em que processos a apostila costuma aparecer?

Nos pedidos de visto, como os vistos D7 e D8, nos processos de nacionalidade para netos de portugueses, no reagrupamento familiar e na abertura de empresas. Em todos eles, vale a mesma regra: confirmar primeiro o que o processo exige e só depois apostilar.

Essa verificação poupa tempo e custos, sobretudo quando os documentos precisam de ser tratados à distância. Este artigo tem caráter informativo e não substitui uma consulta jurídica.